Manajemen Aset – Hemat Uang dan Tingkatkan Produktivitas

Manajemen Aset Adalah Alat Yang Dapat Digunakan Setiap Bisnis untuk Menghemat Uang dan Meningkatkan Produktivitas

Untuk sebagian besar bisnis, pelacakan yang efisien dari peralatan dasar atau peralatan dalam layanan mereka, dan pengelolaan persediaan suku cadang mereka merupakan faktor kunci dalam menentukan prospek produktivitas internal dan profitabilitas layanan pelanggan. Namun, banyak organisasi belum memanfaatkan pelacakan aset dan proses manajemen yang komprehensif untuk memastikan ketersediaan data berkualitas yang dapat digunakan untuk menghasilkan kecerdasan bisnis yang pada akhirnya dapat menghemat uang dan meningkatkan efisiensi. Ini sangat disayangkan, karena alatnya sudah tersedia – ini hanya masalah menjadikannya sebagai prioritas.

Berikut ini akan kita ulasĀ  secara lengkap. Namun, sebelum itu, perlu diketahui bahwa untuk mendapatkan informasi keuangan bukan hal sulit dengan kehadiran Internet. Namun kesulitan kita adalah memilah sumber terpercaya yang layak menjadi rujukan. Itu sebabnya Anda harus menemukan situs edukasi tips investasi dan kelola saham yang jelas bukan penipu atau penipuan, sehingga darinya anda dapat dengan mudah belajar trading aman untuk pemula. Kami melakukan survei dan menganalisa berbagai situs untuk mencari situs keuangan yang layak dipercaya dan kredibel, salah satunya adalah situs Aset Pintar. Disini, anda bisa mendapatkan informasi dan belajar bagaimana agar Pintar Kelola Aset keuangan anda agar menjadi investasi menguntungkan di kemudian hari.

 

Apa itu Manajemen Aset?

Ada banyak definisi dari “manajemen aset”, meskipun sebagian besar berhubungan dengan pertimbangan keuangan. Beberapa didasarkan pada sistem manajemen pemeliharaan yang berkembang; beberapa tentang manajemen konfigurasi peralatan lantai pabrik; dan beberapa untuk keperluan pemantauan peralatan jaringan atau bahkan lokasi gerbong kereta api dan peti kemas. Namun, terlepas dari situasi atau aplikasi apa yang dihadapi bisnis Anda, definisi intinya tetap konstan; manajemen aset adalah “proses sistematis untuk mengidentifikasi, membuat katalog, memantau, memelihara, mengoperasikan, meningkatkan, dan mengganti aset fisik bisnis dengan dasar hemat biaya”.

Agar benar-benar efektif, proses manajemen aset harus dibangun di atas dasar prinsip akuntansi yang diterima secara luas, dan didukung oleh perpaduan yang tepat antara praktik bisnis yang sehat dan kecerdasan finansial. Ini dapat memberi manajemen alat yang efektif yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan perencanaan jangka pendek dan jangka panjang yang lebih baik. Dengan demikian, ini adalah sesuatu yang harus dipertimbangkan oleh setiap bisnis untuk diadopsi – dan dirangkul.

Setelah bertahun-tahun mempelajari dan mendukung kebutuhan dan persyaratan Teknologi Informasi (TI) klien di semua bidang utama bisnis, kami lebih memilih untuk mendefinisikan manajemen aset dengan cara yang lebih dinamis, yang mencakup masing-masing dari empat komponen utama berikut:

Pemungkin untuk menghasilkan dan memelihara data manajemen penting untuk digunakan secara internal oleh perusahaan, serta dengan pelanggan dan pemasoknya masing-masing (seperti basis terpasang atau data hak pemeliharaan).
Proses komprehensif untuk memperoleh, memvalidasi, dan mengasimilasi data ke dalam sistem informasi perusahaan.
Sistem fleksibel yang memungkinkan akuisisi manual dan / atau penangkapan elektronik dan rekonsiliasi data.
Sebuah program dengan pelaporan bisnis kritis dan informasi operasional yang akurat dan cerdas.
Manajemen aset bukan hanya identifikasi dan inventarisasi TI dan peralatan terkait; ini adalah proses membuat aset yang Anda miliki bekerja paling produktif – dan menguntungkan – untuk bisnis. Lebih jauh, ini bukanlah sistem yang bisa Anda beli; tetapi, sebaliknya, merupakan disiplin bisnis yang dimungkinkan oleh manusia, proses, data, dan teknologi.

Apa Tanda, Gejala dan Pengaruh Manajemen Aset yang Buruk?

Manajemen aset yang buruk menyebabkan kualitas data yang buruk – dan kualitas data yang buruk dapat berdampak negatif pada bisnis dari waktu ke waktu. Faktanya, pengalaman menunjukkan bahwa ada sejumlah penyebab umum yang dapat menyebabkan manajemen aset yang buruk, termasuk kurangnya kontrol bisnis untuk mengelola dan / atau memperbarui data aset; kurangnya kepemilikan atas kualitas data aset; dan investasi out-of-balance pada manusia, proses, data dan teknologi. Selain itu, beberapa bisnis mungkin tidak menganggap manajemen aset sebagai fungsi penting, dengan fokus hanya pada audit; sementara orang lain mungkin tidak menganggap data aset sebagai komponen penting dari kekayaan intelektual bisnis.

Gejala utama dari manajemen aset yang buruk juga ada di mana-mana, dan dapat mencakup apa saja mulai dari berbagai masalah kepatuhan dan keamanan, hingga modal yang tidak terkendali dan / atau anggaran pengeluaran, waktu henti jaringan yang berlebihan dan kinerja yang buruk, aset yang kurang atau terlalu banyak digunakan, aplikasi perangkat lunak yang tidak kompatibel , meningkatkan biaya operasional dan jumlah karyawan, dan data aset yang tidak sesuai yang berasal dari organisasi dan / atau sistem bisnis yang berbeda.

Selain itu, praktik manajemen aset berkelanjutan yang buruk dapat memengaruhi bisnis dengan menurunkan pengiriman layanan pelanggan, mencemari basis data terpasang yang ada, dan mengganggu sumber daya penjualan dengan masalah data pelanggan.Misalnya, Pengiriman Layanan dapat terganggu oleh penyimpanan yang tidak akurat yang menciptakan masalah hak pelanggan, meningkatkan eskalasi ke manajemen atas dan menurunkan kepuasan pelanggan. Basis terpasang yang tidak pasti memperpanjang waktu siklus perpanjangan kontrak, membatasi peluang pendapatan, dan menghambat perencanaan penyegaran teknologi. Akibat dari manajemen aset yang buruk pada akhirnya dapat menghancurkan bisnis, seringkali menyebabkan satu atau lebih dari dampak negatif berikut ini:

Peningkatan Asset Total Cost of Ownership (TCO)
Produktivitas tenaga kerja menurun
Meningkatnya masalah ketidakpatuhan (mis., SOx)
Kepuasan Pelanggan Menurun
Return-of-Investasi (ROI) pada investasi modal
Kinerja jaringan / bisnis menurun
Meningkatnya jumlah audit internal dan eksternal
Penyebab manajemen aset yang buruk bisa banyak; gejalanya menyebar luas; dan hasilnya sangat menghancurkan. Namun, kabar baiknya adalah ada solusi khusus yang tersedia yang dapat membantu organisasi mana pun menghindari jebakan ini.

Proses Manajemen Aset PETRO

Hanya “mengejar data” adalah pengganti yang buruk untuk program manajemen aset formal dan bisa menjadi tugas yang menakutkan, mahal, dan sangat tidak menguntungkan. Untuk mewujudkan manfaat penuh dari program manajemen aset, urutan pertama bisnis adalah memindahkan pergeseran paradigma dari proyek pembersihan massal yang besar, reaktif dan umumnya tidak efektif yang biasanya hanya mencapai sedikit atau tidak sama sekali; dan fokus, alih-alih, pada implementasi serangkaian proses yang ditentukan dan proaktif yang sangat kolaboratif dengan pelanggan, mitra, atau penyedia layanan. Dibutuhkan sesuatu yang lebih; dan sesuatu yang lebih merupakan proses manajemen aset formal.

Alat manajemen aset yang pada akhirnya dipilih untuk digunakan oleh organisasi haruslah salah satu yang memenuhi kebutuhan khusus – dan terkadang, unik. Ini jelas merupakan kasus di mana “satu ukuran tidak cocok untuk semua”. Apakah situasinya hanya memerlukan perbaikan yang dilakukan pada alat yang ada, proses yang direvisi atau direkayasa ulang, atau pendekatan yang benar-benar baru, setiap kebutuhan organisasi harus dievaluasi dan dinilai dengan hati-hati, dan solusi yang disesuaikan harus dirancang dan diterapkan untuk mencapai tujuan tersebut. hasil terbaik.

Beberapa organisasi mungkin sudah memiliki keterampilan dan pengalaman internal yang diperlukan untuk membangun solusi manajemen aset sendiri, sementara yang lain perlu mencari profesional yang memiliki pengalaman signifikan dalam desain dan pengembangan jenis proses dan aplikasi tertentu yang akan diperlukan. , mulai dari ekstraksi data, asimilasi data, hingga pengembangan dan implementasi sistem terkait. Meskipun banyak solusi mungkin terlihat bagus di atas kertas pada awalnya, “masalah dalam detail”, dan detail akan memainkan peran penting dalam prospek implementasi yang berhasil.

Baik dirancang secara internal atau melalui integrator sistem independen, penerapannya perlu berfokus pada aspek spesifik analisis, pengembangan, dan pelaporan untuk memastikan penyampaian solusi dan implementasi yang lengkap. Banyak bisnis secara keliru percaya bahwa mereka dapat membangun alat manajemen aset yang efektif secara virtual “di luar kotak”. Namun, meskipun konsepnya cukup mudah dipahami, kompleksitas unik dari setiap lingkungan TI organisasi sedemikian rupa sehingga di hampir semua kasus, bantuan dari luar akan dibutuhkan.

Untuk mengatasi berbagai kerumitan yang menentukan organisasi bisnis individu, kami telah mengembangkan proses manajemen aset kami sendiri, yang dikenal sebagai PETRO. Mencakup lima area fokus utama, PETRO, dengan menggunakan pendekatan Six Sigma, dapat berfungsi sebagai dasar untuk desain dan implementasi solusi manajemen aset ujung ke ujung yang efektif. Lima komponen utama meliputi:

P – Pra-Inventaris: Review dan Persiapan Baseline – Review dan validasi aset perusahaan, suku cadang, inventaris, catatan dasar yang dipasang dan data referensi yang diperlukan; pembentukan kerangka kerja untuk melakukan inventarisasi, audit jaringan atau ekstraksi data; pembentukan garis dasar untuk membuat perbandingan.
E – Ekstraksi: Akuisisi Data Jaringan Pelanggan – Akuisisi data dari inventaris fisik, alat penemuan jaringan otomatis atau ekstrak catatan basis data dalam berbagai format.
T – Terjemahan: Pemetaan Data – Menafsirkan, memetakan dan menyajikan kembali data dari format akuisisi ke format yang dapat disesuaikan dengan data dasar Perusahaan.
R – Rekonsiliasi: Pencocokan, Rekonsiliasi dan Pengeditan – Validasi hasil inventarisasi / ekstraksi ke baseline; pencocokan dan validasi inventaris / hasil ekstraksi ke dasar catatan Perusahaan, dan pembuatan laporan pengguna terkait.
O – Asimilasi Asli: Transformasi, Integrasi, dan Muat – Proses asimilasi data ke dalam sistem perusahaan; konversi data yang direkonsiliasi menjadi elemen data yang dapat diidentifikasi dengan atribut dan nilai yang sesuai dengan persyaratan dan definisi data Perusahaan; integrasi data yang diubah menjadi contoh data yang unik, terkonsolidasi, dan dapat diidentifikasi yang memenuhi persyaratan data bisnis; memuat data sumber yang telah diubah dan terintegrasi ke dalam catatan Perusahaan.
Lintasan pertama dari proses PETRO menetapkan dasar catatan “bersih” yang harus dipertahankan seiring waktu. Karena keberhasilan solusi manajemen aset dalam jangka panjang secara langsung terkait dengan kualitas program pemeliharaan data yang sedang berlangsung yang digunakan, proses dan antarmuka sistem masing-masing harus dirancang untuk mendukung pembaruan dan asimilasi data yang sedang berlangsung ke database Perusahaan melalui titik kontak spesifik tempat data aset diperbarui atau diubah. Dengan kata lain, kualitas data tidak hanya harus dipastikan keseluruhan proses, tetapi kemampuan solusi untuk menjaga kualitas data dari waktu ke waktu, dan melalui semua titik kontak individu, juga harus dilindungi.

Proses Manajemen Aset yang Sedang Berlangsung di Titik Sentuh

Solusi manajemen aset yang berkelanjutan (juga dikenal sebagai Pindahkan, Tambah, Ubah, Hapus -MACD-proses adalah versi sederhana dari PETRO yang berkonsentrasi pada proses kontrol yang sedang berlangsung. Ini adalah proses yang berulang dan konsisten, yang dimiliki bersama oleh para manajer titik kontak (baik di dalam atau di luar organisasi) dan database master catatan. Ini harus memastikan kualitas pembaruan data melalui pemrosesan pembaruan (delta) catatan yang tepat waktu dan efisien.

Dalam situasi di mana data diteruskan antara organisasi yang berbeda, perhatian ekstra harus diberikan untuk mengembangkan proses kolaboratif yang transparan dan memastikan kualitas pembaruan data. Kedalaman dan kompleksitas proses PETRO harus proporsional dengan volume dan frekuensi pembaruan serta kebersihan data di titik sentuh. Prosesnya dapat berkisar dari Layanan Mandiri Pelanggan untuk akun kecil yang dapat dikelola hingga Kolaborasi Penuh untuk akun besar dengan volume berat dan masalah kualitas data yang sering terjadi.

Komponen Utama dari Proses Manajemen Aset yang Sedang Berlangsung

Penggerak utama proses MACD terdiri dari empat komponen berikut:

Proses Ekstraksi, Terjemahan, dan Rekonsiliasi Data Komprehensif – Pengembangan proses dan standar untuk mengumpulkan pembaruan data (elektronik atau manual). – Kinerja proses otomatis, atau semi-otomatis, untuk memvalidasi, menerjemahkan, dan merekonsiliasi hasil. – Pembuatan Manajer Data MACD untuk menyimpan dan melacak catatan sementara selama proses PETRO yang sedang berlangsung – Pengembangan laporan status otomatis selama proses transparan untuk semua titik sentuh MACD – Mengoordinasikan pembaruan data di titik sentuh dan / atau di luar lokasi (pelanggan).
Pengembangan Proses, Kebijakan dan Prosedur – Melakukan analisis dan evaluasi proses manajemen aset MACD yang diperlukan di semua titik kontak. – Merancang dan mengembangkan proses dan kapabilitas untuk mendukung implementasi PETRO. – Mendefinisikan kebijakan dan prosedur yang diperlukan dalam proses manajemen aset baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang.
Persyaratan / Pengembangan Sistem – Mengembangkan semua persyaratan fungsional dan sistem; mengoordinasikan dan melibatkan TI dalam pengembangan sistem otomatis untuk menganalisis, mengekstrak, menerjemahkan, merekonsiliasi, dan mengasimilasi data Perusahaan. – Pengembangan model dan sistem kerja, sesuai kebutuhan, untuk mendukung proses manajemen aset.
Pemeliharaan Data – Pengembangan proses untuk mendukung proses manajemen aset untuk implementasi jangka panjang, termasuk pemeliharaan dan integritas data yang berkelanjutan. – Pengembangan proses Pemantauan dan Pengendalian Kinerja Aset yang berarti.
Bapak DeSiena adalah Presiden Layanan Konsultasi di Bardess Group, Ltd., sebuah firma Konsultan Manajemen yang mengkhususkan diri dalam revitalisasi data, desain proses bisnis, dan teknologi informasi untuk bisnis terkait layanan. Saat ini dia adalah anggota dewan Society for Information Management di New Jersey.

Dia adalah konsultan manajemen berpengalaman dengan lebih dari 20 tahun pengalaman profesional membantu klien Fortune 500 dalam menyelesaikan masalah bisnis yang terkait dengan Hubungan Segitiga antara data bisnis, proses dan fungsi sistem untuk layanan dan organisasi penjualan. Lebih khusus lagi, dia telah mengarahkan keterlibatan di bidang pemasaran dan pengiriman layanan, perencanaan bisnis, revitalisasi data, migrasi data, desain proses, dan rekayasa ulang. Dia telah berbagi pengalaman dan wawasannya dalam presentasi di hadapan banyak klien senior dan grup asosiasi.

Eksposur industri Tn. DeSiena mencakup jaringan data, telekomunikasi, manufaktur, farmasi, layanan keuangan, utilitas, perjalanan, dan hiburan, antara lain. Dia memiliki pengalaman manajemen perusahaan di perusahaan besar seperti American Express, Chase, Bristol Meyers-Squibb, Coopers & Lybrand (PWC), Deloitte Touche, dan Pan Am. Bapak DeSiena adalah lulusan Stern School of Business di NYU dengan gelar MBA di bidang Keuangan. Dia menerima gelar B.A. di bidang Matematika dan Ekonomi dari Universitas Negeri New York di Stony Brook lulus Magna Cum Laude dengan penghargaan Phi Beta Kappa.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *